Como resultado de que el
hombre vive en una sociedad, nos hemos visto en la necesidad de repartir el
trabajo entre los diferentes miembros de forma que haya una especialización y
con el resultado de un aumento de la productividad y una mayor calidad de
productos a un menor coste.
Es imprescindible que en una empresa haya
organización y coordinación en los departamentos y en los trabajadores ya que
cada uno de ellos cumplen con una tarea específica imprescindible para llegar a
la obtención del producto. Si cada empleado tuviera que realizar todos los
procesos hasta la elaboración final del producto, la producción disminuiría por
la pérdida de tiempo.
Es por ello que la división del trabajo es la
razón misma de la organización.
Para llevar a cabo la organización de una
empresa, es imprescindible seguir un organigrama. Es una representación gráfica
que expresa de manera concreta la estructura, jerarquía e interrelación de las
diferentes áreas que forman una empresa. Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que
dirigen cada departamento o división de la entidad.
De esta manera, los
organigramas deben representar de forma gráfica o esquemática los distintos niveles de jerarquía y
la relación existente entre ellos. No tienen que abundar en detalles, sino que
su misión es ofrecer información fácil
de comprender y sencilla de utilizar.
Es importante tener en
cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un
organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización
en un momento determinado.
Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes
experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del
organigrama o, incluso, con el diseño y desarrollo de un organigrama
completamente nuevo que deje sin valor el anterior.
3.2.1. Definición de organización
Si
bien, todos tenemos una idea básica acerca de lo que significa el término organización,
no siempre podemos definirlo adecuademente. Sin embargo, en el contexto
empresarial es importante tener una idea cabal acerca de lo que significa este
término para poder referirnos con propiedad, ya sea, a una entidad
(organización con o sin fines de lucro) o a una determinada actividad (la
organización de una empresa, un evento u otro).
Por ello, en el presente artículo se brinda la definición
de organización desde distintos puntos de vista (tanto de autores
como de instituciones), con la finalidad de brindar al lector una idea más
amplia acerca del significado de este importante término.
Simón Andrade
Espinoza “la organización es "la acción y el efecto de articular,
disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la
consecución de un fin concreto".
Según Alexei Guerra
Sotillo “la
organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se entiende
en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas,
mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una
de ellas, así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la
consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la
realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito
relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un
objetivo preestablecido".
Ferrell, Hirt,
Adriaenséns, Flores y Ramos “la organización consiste en ensamblar y
coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros,
que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer
a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto,
agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear
condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo
éxito".
American Marketing
Association (A.M.A.) “la organización cuando es utilizada como sustantivo, implica
la estructura dentro de la cual, las personas son asignadas a posiciones y su
trabajo es coordinado para realizar planes y alcanzar metas".
Así pues llegamos a la conclusión
de que:
La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles
(humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos.
3.2.2. Definición de organigrama
Existen muchas definiciones y muchas interpretaciones de un organigrama. Hemos querido leernos todas ellas para poder entender un poco más e intentar ampliar más su conocimiento:
Simón Andrade “Un organigrama es la estructura organizativa de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc.”
Enrique B. Franklin “Un organigrama es una representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.”
Ferrel “Un organigrama es una presentación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, relaciones de personal, comités y líneas de comunicación.”
Jack Fleitman “Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría.”
Así pues, todos estos autores llegan a:
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc. en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.
3.2.3.
Tipos de organigrama
Según Enrique B. Franklin en
su libro “Organización de Empresas”, existen varias maneras de de clasificar
los organigramas: por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su
contenido y por su disposición gráfica.
a.) Por su naturaleza: se divide en tres grupos.
- Microadministrativos: corresponde a una sola organización.
- Macroadministrativos: involucran a más de una organización.
- Mesoadministrativos: trabaja con una o más organizaciones de un mismo sector o rama
específica.
b.) Por su finalidad: se divide en cuatro grupos.
- Informativo: tiene como objetivo informar, está a disposición de todo el público.
Por ello deben expresarse a nivel general.
- Analítico: se analizan determinados aspectos del comportamiento organizacional,
y cierta información que permita la visión global de la misma.
- Formal: cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de
una organización y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.
- Informal: cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el
instrumento escrito de su aprobación.
c.) Por su ámbito: se divide en dos grupos.
- Generales: tienen información de una organización hasta un nivel jerárquico
determinado.
- Específicos: muestran de forma particular la estructura de un área de la
organización.
d.) Por su contenido: se divide en tres grupos.
- Integrales: son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía.
- Funcionales: se incluyen las principales funciones que tienen asignadas, las
unidades y sus interrelaciones. Es un organigrama de gran utilidad para
presentar la organización general.
- De puestos, plazas y
unidades: indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad. Se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
e.) Por su disposición
geográfica: se divide en cuatro
grupos.
- Verticales: se presentan las
unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular y desagregan los
diferentes niveles jerárquicos de forma escalonada.
- Horizontales: despliegan las unidades de
izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerárquicos se ordenan en columnas y las relaciones entre unidades por líneas.
- Mixtos: utiliza combinaciones
verticales y horizontales para ampliar las posibilidades
- De bloque: son una variante de los verticales con la particularidad de integrar más unidades en espacios reducidos.
- Circulares: la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.
3.2.4. Funciones del organigrama
Un organigrama es el instrumento que
proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una
organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de
diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. El organigrama tiene una doble finalidad:
- Desempeña un papel informativo, al que permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales.
- Desempeña un papel informativo, al que permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales.
- Es un instrumento para realizar análisis
estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las
representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización
representada.
En el organigrama no se tiene que encontrar
toda la información para conocer como es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
- Obtener todos los elementos de autoridad, los
diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
- Tiene que ser fácil de entender y sencillo de
utilizar.
- Debe contener únicamente los elementos
indispensables.
3.2.4.1. Principales autores:
- H. Fayol
Henry Fayol, nacido en 1841 a Estambul, originó un modelo
de administración basado de tres aspectos fundamentales: la división del
trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la formulación de los
criterios técnicos.
Dividió las operaciones industriales y comerciales en
seis grupos que se denominaron funciones básicas de la empresa.
- Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio.
- Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
- Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances,
costes y estadísticas.
- Administrativas: relacionadas con la integración de las otras cinco
funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás
funciones de la empresa, siempre van por encima de ellas. Fayol lo define como
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
- Técnicas: relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa
- De seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas.
- Técnicas: relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa
- De seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas.
Mundialmente conocido por el fundador de la
Administración empresas, que sintetizó el comportamiento gerencial, dividió las
operaciones industriales y comerciales en seis grupos (Comerciales,
financieros, administrativos, seguridad y contables) y finalmente estableció 14
principios de la administración:
1.
Jerarquía: Diferentes categorías de autoridad desde la alta
gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
2.
El orden: Cada persona debe ocupar la posición más adecuada para
él en un lugar determinado y en el momento adecuado.
3.
La disciplina: El espeto de las reglas y convenios que rigen la
empresa comporta a un resultado de un buen liderazgo, acuerdos equitativos y
sanciones pala las infracciones.
4.
Unidad de Mando: Solamente una persona puede emplear instrucciones
sobre una operación particular a un empleado.
5.
Unidad de Dirección: Las operaciones con un mismo
objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que emplee un único plan.
6.
Autoridad y responsabilidad: capacidad de
ordenar y esperar obediencia.
7.
Centralización: Concentración de la autoridad en los altos cargos de
la jerarquía.
8.
División de Trabajo: la especialización de un oficio
determinado comportará su mayor eficiencia.
9.
Estabilidad del Personal: No es
conveniente hacer una rotación del personal ya que pierden su eficiente
funcionamiento de la organización
continuamente.
10.
Subordinación de interés individual al bien común: Tienen que
tener preferencia los intereses de la organización en un globalidad y no el
interés de los empleados.
11.
Remuneración: La compensación por el trabajo empleado tanto de los
trabajadores como de los empleados debe de ser justa.
12.
Equidad: Los administradores deben ser tolerantes y equitativos
con sus subalternos.
13.
Espíritu de Grupo: promover el espíritu de equipo
dará a la organización un sentido de unidad.
14.
Iniciativa: El poder de hablar debe darse libertad a los
subalternos para llevar a cabo sus planes pase a sus errores.
Los objetivos de Fayol tenían por objeto únicamente el
cuerpo social. La función administrativa solamente tiene que obrar sobre el
personal de la empresa y no a otras funciones como la materia prima o las
máquinas.
- F. Taylor
Frederick Winslow Taylor, nacido en
1856 en Pennsylvania, fue el fundador de la Organización científica del trabajo.
Afirmó que “El principal objetivo de
administración debe ser asegurarse el máximo de prosperidad, tanto para el
empleador como para el empleado.” El empleado además de obtener ganancias
sociales, obtendría un desarrollo persona y, en cambio, para el empleador su
objetivo no era obtener grandes beneficios sino el desarrollo de todos niveles
de empresa.
El principal objetivo de la organización, además de las
que hemos comentado, fue en descubrir los métodos más eficaces para realizar
las tareas. Taylor desarrolló 3 sistemas detallados para ganar la máxima
eficacia de los trabajadores y las máquinas en la fábrica. Un estudio basado en
el tiempo y el movimiento para que ayude a realiza las tareas en el menor
tiempo posible.
1.
Estudio científico del trabajo: Definición de
los procesos operativos más económicos y fijación de la cantidad de trabajo que
se debe realizar cada empleado.
2. Selección científica y entrenamiento obrero: Elección según
las aptitudes de los trabajadores. Cualquier trabajador puede resultar
excelente para un mínimo de un puesto de trabajo.
3. Cooperación entre los dirigentes y los obreros: división entre
los empleadores y los empleados ante el trabajo y la responsabilidad.
4. Responsabilidad entre el management y los obreros: El management
toma bajo su responsabilidad todo aquel trabajo para el que está más capacitado
que los obreros. Mientras que, en el pasado, casi todo trabajo y la mayor parte
de la responsabilidad se echaban sobre las espaldas de los trabajadores.
El deseo de Taylor era aplicar su scientific management con el fin de conseguir la máxima prosperidad
del empresario. Para ello dividia
quiénes piensan mejores maneras de realizar el trabajo y quiénes tienen
fortaleza física para llevarlo a cabo, a los primeros les concedía la
responsabilidad de adiestrar a los segundos para obtener el mayor rendimiento
que se pudiera dar.
Las etapas para poder poner en funcionamiento a su nueva
organización del trabajo son:
1. Hallar de diez a quince obreros (de distintas empresas
y regiones) que sean particularmente hábiles en el trabajo a analizar.
2. Definir la serie exacta de movimientos elementales que
cada uno de estos obreros lleva a cabo para ejecutar el trabajo analizado, así
como los útiles y materiales que emplean.
3. Determinar con un cronómetro el tiempo necesario para
realizar cada uno de estos movimientos elementales y elegir el modo más simple
de ejecución.
4. Eliminar todos los movimientos mal concebidos, los
lentos e inútiles.
- H. Ford
Henry Ford, nacido en 1863 en Michigan,
fue el fundador de las cadenas de producción modernas utilizadas para la
producción en masa. Ante su perfeccionamiento de sus métodos, procesos y
productos, ganó una gran fortuna en cuanto abrió su compañía Ford Motor Company. Utilizó un sistema
de integración vertical y horizontal, produciendo desde la materia prima
inicial hasta el producto final, con una cadena de distribución comercial a
través de las agencias propias con el inteligente sistema de política de
precios. Eso le permitía fabricar grandes cantidades de un producto determinado
y además con un coste menor, lo que se le atribuye al movimiento fordista.
Este sistema supone una combinación de cadenas de montaje, maquinaria
especializada, altos salarios y un número elevado de trabajadores en plantilla.
Podemos contar como elementos centrales del modelo
fordista:
- Aumento de la división del trabajo.
-Profundización del control de los tiempos productivos
del obrero.
- Reducción de costes y aumento de la circulación de la
mercancía e interés en el aumento del poder adquisitivo de los asalariados.
- Políticas de acuerdo entre obreros organizados y el
capitalista.
- Producción en serie.
Ante una victoria en el mundo de la Organización
empresarial, Ford decidió establecer tres principios básicos:
1.
Principio de productividad: Aumentar la
capacidad de producción del hombre
mediante la especialización y la línea de montaje.
2.
Principio de economicidad: reducir el
mínimo coste en volumen de materia prima en la transformación.
3.
Principio de intensificación: Disminuir el
tiempo de producción para una mayor rapidez de colocación del producto en el
mercado.
- H. Mintzberg
Henry Mintzberg, nacido en 1939 en Montreal,
fue el creador del diseño organizacional de una empresa. En otras palabras, el
inventor de los organigramas.
En 1973, el canadiense contrasta la realidad del trabajo
de un manager con la teoría empresarial que enseñaba. Concluyó que lejos de un
trabajo ordenado, lineal y enfocado, el trabajo diario de los gerentes
implicaba un manejo de las situaciones caóticas, desordenadas e imprevisibles,
donde no resultaba fácil distinguir lo vulgar de lo esencial. En realidad, el
trabajo de un gerente implica adaptar diferentes roles en diferentes
situaciones para poder aportar un cierto grado de orden en el caos que reina
por naturaleza en las organizaciones humanas.
Así pues plantea 5 configuraciones naturales, siendo cada
una de ellas una combinación de ciertos elementos estructurales y situacionales
como piezas de un rompecabezas. La organización efectiva es aquella que logra
la coherencia entre estos componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias de otros. Cuando no
hay acomodación o coherencia, la organización funciona mal, no logra armonía
natural.
Su planteamiento de la estructuración de las
organizaciones y el diseño de las organizaciones efectivas el canadiense
identificó los componentes esenciales de una organización:
3.2.5. Mecanismos de coordinación de trabajo
Para poder explicar los diferentes
tipos de mecanismo de coordinación, daremos un salto atrás para recordar que es
una estructura organizativa y como se forma. Esta es la división del trabajo en
diversas tareas y a la vez la coordinación de esas tareas, para así poder
llevar a cabo la actividad.
La
forma como se coordinan las diferentes partes de la estructura organizativa se
llama mecanismos de
coordinación. Estas
se subdividen en seis partes fundamentales:
- Adaptación mutua
- Supervisión indirecta
- La estandarización de los procesos de trabajo
- Estandarización de los resultados
- Estandarización de las habilidades
- Estandarización de las normas
Estos
mecanismos de coordinación son los que mantienen unida la organización. Ahora
conforme al trabajo se hace más complicado, la coordinación se desplaza desde
la adaptación mutua, pasando por las otras coordinaciones para finalmente
volver a la adaptación mutua.
Ninguna
organización puede depender de uno sólo de estos mecanismos, estos pueden ser
sustituidos, pero todos se encontrarán en toda organización desarrollada. La
adaptación mutua y la supervisión directa son siempre importantes. Las
organizaciones contemporáneas no existen sin un liderazgo y comunicación
informal.
Lo
esencial y la idea importante es que muchas organizaciones prefieren un
mecanismo a los otros. En efecto, las organizaciones que no tienen preferencia
con ningún mecanismo, parecen inclinadas a politizarse. Encontrando siete tipos de organizaciones: organización
empresarial, organización maquinal, organización profesional, organización
diversificada, organización innovadora, organización misionera, organización
política.
3.3. Aplicación práctica
El tipo de organigrama que hemos usado para la organización de nuestra
pequeña empresa es del tipo microadministrativo, ya que corresponde a una sola
empresa y define todas sus áreas. Al mismo tiempo es también informativo porque
está a disposición de todo público ya sean de la empresa o no.
Por último, en cuanto a la disposición gráfica, es un organigrama vertical
mostrando así las jerarquías como una pirámide, de arriba abajo.
Dentro del organigrama encontramos los siguientes apartados:
- Director: es el encargado de máxima autoridad, ocupa el puesto de
presidente de la sociedad.
- Secretariado: es el auxiliar administrativo del director ejecutivo.
El encargado de ello es Enric Farreny.
- Departamento contabilidad: es la responsable de que se
lleven correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la
preparación de los informes financieros y estadísticos que sean necesarios. A
cargo de Laura Ostos.
- Departamento de proyectos: el departamento
tiene como función principal formular y evaluar las diferentes ideas,
iniciativas y propuestas que se planteen con el fin de convertirlos en
proyectos competitivos. Se forma de la directora artística Marta Romero y un
diseñador industrial.
- Departamento industrial: el departamento
que se encarga de producir los proyectos del departamento anterior. Cuenta con
un total de 5 personas siendo Joan Garcia el encargado de dirigir el
departamento.
- Departamento de ventas: se centra en la
colocación en el mercado del producto. El encargado de tener contacto con el
cliente y sus pedidos. Se constituye por el jefe de ventas Bernat Saloni y un
comerciante.
3.4. Resumen
Hemos llegado a la conclusión que
un organigrama, mediante una representación gráfica, nos ayuda a entender la
estructura organizativa de una empresa tanto a sus funciones.
En nuestro caso podemos apreciar un organigrama
microadministrativo ya que muestra todos los departamentos de nuestra empresa,
y lineal, con forma de pirámide mostrando las jerarquías de arriba abajo.
Gracias a esta presentación de la empresa, queda totalmente definido el trabajo
y deberes de cada uno de los trabajadores.
Al haberse especializado cada uno de los empleados de
nuestra empresa en un departamento o tarea específica, se facilita y acorta el
tiempo al que dedicarle a cada producto.
